Tips innan du väljer att boka konferensanläggning

11 september, 2018

Dags att planera upp konferensen? Här är 4 tips som vi på SPG Event tycker att du bör tänka på innan det är dags att boka konferensanläggning.

1.Fundera på vad du vill få ut av konferensanläggningen

Redan innan det är dags att kontakta ett företag som ordnar din konferens är det bra att redan på förhand veta på ett ungefär vilket typ av konferens du är ute efter. Är det en konferens som främst kommer att fokusera på utbildning eller kommer den att fokusera på teambuilding? Grunden i det är att veta vad man vill få ut av konferensen. Fundera också på vilken lokal som kan tänkas passa för er konferens.

2.Sätt en budget för vad konferensanläggningen får kosta

Att ha en klar budget gör det enklare för alla inblandade att hitta en passande lokal och veta vilken nivå man ska lägga på att ordna middag och fest. En tydlig budget i ett tidigt skede, redan innan man bokar konferensen underlättar också för er som kund att ha 100% koll på kostnaderna och gör det mycket enklare för oss att veta hur mycket pengar vi har att lägga på att ordna konferensen.

3.Gör en shortlist med olika lokaler och konferensanläggningar

Har du flera olika alternativ som passar dina önskemål och din budget? Jämför dem och gör en shortlist för att försöka att smala ner alternativen. Det gör det lättare att veta vad det är som du faktiskt letar efter.

4.Anlita en eventbyrå

Oavsett om du vill göra research inför konferensen eller inte är det en bra idé att kontakta ett företag som är proffs på den här typen av arrangemang. På SPG event har vi lång erfarenhet av att skräddarsy konferenser och ordna fram en konferensanläggning i Stockholm så att de passar både er budget och er vision.

När vi får en förfrågan om att anordna en konferens

När vi får en förfrågan om att anordna en konferens börjar vi genast med arbetet att sy ihop en så bra upplevelse som möjligt för vår kund. För att det ska fungera så bra som möjligt arbetar vi helst nära kunden med täta kontakter och ett starkt samarbete. Vi använder våra kontakter och nätverk för att boka en konferensanläggning i Stockholm och säkerställa att vi levererar på högsta nivå.

1.Ser vi till att anläggningarna du tittar på har rätt läge

Kommer konferensgästerna inte från Stockholm kan det vara en bra idé att hitta en adress med bra kommunikationer. Ska ni ha en konferensanläggning på hemmaplan är rätt adress också viktigt att prioritera. Det kan vara en fråga om att hitta en lokal med rätt profil eller att hitta en restaurang eller catering som möter era förväntningar. För ert sällskap passar kanske anläggningar som till exempel Cabaret eller Nosh and Chow? Att hitta rätt lokal och läge för konferensen är viktigt inte enbart ur praktisk synpunkt.

2.Vi kollar upp anläggningarna för att se om de möter era krav

Vi har ett mycket brett nätverk och har arbetat med de flesta konferensanläggningar i Stockholm. Vi har tät kontakt med de anläggningar som vi arbetar tillsammans med och kan skräddarsy våra erbjudanden. Har ni specifika krav och önskemål ser vi till att de möts och så länge de går att genomföra inom budget.

3.Besöker konferensanläggningen

Är det en konferensanläggning som vi mot förmodan inte arbetat med tidigare kan vi besöka anläggningen innan vi bokar. På så vis kan vi vara säkra på att vi möter alla era förväntningar. Vi arbetar inte med några anläggningar eller restauranger som vi inte är helt säkra på ska leva upp till era eller våra högt ställda krav på att en fläckfri leverans med Sveriges bästa finish.