Fortsätt till innehåll

Planera ordentligt innan du ska boka konferens!

Att organisera och sätta ihop en konferens kan vara väldigt roligt, men också innebära en del stress. Olika konferenser kräver olika typer av förberedelser och därför kan det vara bra att verkligen sätta sig in i ämnet och konferensens kärna i god tid för att kunna planera ordentligt. Att veta vilket mål man har med tillställningen kan också vara en bra grund för planering.

Ska du hålla ett event på en konferensanläggning i Stockholm? Följande är en checklista som kan hjälpa dig att strukturera konferensen och underlätta processen:

Planering

Ett fel man ofta gör innan ett event är att man rusar in i logistikfrågor innan man har planerat färdigt. Det är dock viktigt att man förberett för konferensen innan man bokat lokalen. På så vis kan man minska risken för fel och överraskningar i sista minuten. Genom ordentlig planering kan du skapa dig en känsla för hur eventet ska kännas och se ut, vilket intryck besökarna ska få och vad som krävs för att detta ska uppnås.

Tema

Det är väldigt viktigt att sätta ett passande tema för konferensen. Temat bestäms ofta baserat på ämnet och agendan för eventet. Ett bra och uttalat tema kan bidra till att skapa förväntningar och attityder hos deltagarna redan innan konferensen drar igång. Temat kan även vara hjälpsamt för marknadsföring och för att söka sponsorer. En viktig del i temat är konferensens namn, vilket kan bidra till ett ökat intresse.

Lokal

När du ska boka konferens måste du vara ute i god tid för att hitta en passande lokal. Vare sig det handlar om inomhuslokaler eller utomhus kan det vara svårt att få tag på attraktiva bokningar om du väntar till sista stund. Val av lokal måste göras med hänsyn till antalet deltagare och de behov som finns för faciliteter och exempelvis ljud, ljus och presentation. Att göra denna uppskattning kan vara knepigt, men det är alltid bättre att vara på den säkra sidan än att inte få plats med alla gäster.

Det finns alltså en hel del som ska göras innan en stor konferens kan ta vid. En del väljer att ta på sig detta arbete själv, medan andra vänder sig till en professionell eventplanerare. Om du ska boka konferens i Stockholm och vill ha hjälp med planeringen kan du vända dig till SPG Event. SPG har stor erfarenhet av både stora och mindre event samt har tillgång till några av de mest attraktiva lokalerna i Stockholm.

“Texten ovan är skriven i online-marknadsföringssyfte. Åsikterna är författarens egna och speglar inte nödvändigtvis åsikterna hos SPG Event.”
Tillbaka till toppen