Fortsätt till innehåll

Hur arbetar en eventplanerare?

Frågan om huruvida DIY är att likställa med att anställa en professionell eventplanerare har varit ett hett ämne på senaste tiden. Företag och organisationer som planerar ett event frågar sig varför de ska betala en eventplanerare när de helt enkelt kan göra det själv? En större eventproduktion är dock mycket komplexare än vad folk kanske tror.

Sanningen är att det finns många steg och omfattande planering bakom framgångsrik eventproduktion. En eventplanerare tar hand om praktiskt taget alla delar som utgör eventet och får det att fungera. I deras ansvar ligger att koordinera alla aspekter av en tillställning, ända från början till slut för att se till så att allt färdigställs inom tids- och budgetramarna. Även om alla event har sina unika krav är det vissa saker som ingår i de allra flesta event som bland annat catering, underhållning och teknik. Följande är några av eventplanerarens främsta uppgifter:

Planering

Arbetet kan inte sättas igång förrän det grundläggande förarbetet är gjort. Planeringen som föregår ett event utgörs bland annat av:

  • Krav: Eventplaneraren börjar med att ta reda på vad eventet handlar om och vilka krav och önskemål som finns hos kunden.
  • Research: När planeraren har en god uppfattning om hur eventet bör se ut börjar hen göra research för att hitta en passande lokal, ett bra tema och förslag på underhållning som sedan presenteras som förslag för kunden.
  • Budgetering: När förslagen väl är presenterade och man kommit överens om ett antal faktorer tar eventplaneraren fram ett budgetförslag. Denna budget ska vara effektiv och så nära slutresultatet som möjligt för att slippa oförutsedda kostnader.

Produktion

Efter att planen är satt är det dags att sätta igång det faktiska arbetet. Det är under detta stadium som eventet går från en idé till att bli en faktisk produktion. Under denna del är det vissa saker som planeraren bör ha i åtanke:

  • Hälsa och säkerhet: Det är eventplanerarens ansvar att se till så att alla lagar, regler och riktlinjer för hälsa och säkerhet följs under eventet.
  • Bokningar: Eventplaneraren måste se till så att alla bokningar för lokal, cateringfirma och eventuella artister eller underhållare är klara och bokade i god tid innan eventet ska ta plats. Att vara ute i god tid kan bli speciellt viktigt om man exempelvis anordnar ett evenemang i Stockholm eller i någon annan stor stad där efterfrågan på kvalitativa lokaler, mat och underhållning är större.
  • Schemaläggande: Programmet kan färdigställas antingen av eventplaneraren, av kunden själv eller som ett samarbete mellan dem. Ett genomarbetat schema gör att eventet flyter på som det ska utan väntetider och förseningar.

Om du ska anordna ett storskaligt event är det alltid rekommenderat att anlita en professionell eventbyrå. På så vis kan du vara säker på att inget glöms bort eller går fel. Professionella eventplanerare har dessutom ofta ett brett kontaktnät och har lättare att få tag på attraktiva lokaler och underhållare.

“Texten ovan är skriven i online-marknadsföringssyfte. Åsikterna är författarens egna och speglar inte nödvändigtvis åsikterna hos SPG Event.”
Tillbaka till toppen