Fortsätt till innehåll

Faktorer att överväga när du planerar att boka konferenslokal

Studier visar att bristfälliga lokaler för möten eller konferens kan bidra till att deltagarna upplever eventet som otillfredsställande. För att undvika sådana scenarion är det viktigt att boka en lokal som motsvarar de aktuella behoven och som bidrar till arrangemangets syfte. Tipsen nedanför kan hjälpa dig när du står inför att välja en lokal för din konferens:

Välj rätt plats

Det är viktigt att välja en lokal vars placering passar alla närvarande. Säkerställ att lokalen ligger centralt och i nära anslutning till en busshållplats eller tågstation samt att det finns lediga parkeringsplatser. Om du till exempel är intresserad av att boka konferens i Göteborg, bör du alltid försöka välja en lokal som ligger i de centrala delarna av staden.

Fundera över hur mycket yta som behövs

Lokalen du planerar att hålla konferens i måste vara tillräckligt stor för att rymma alla deltagare utan att rummet ska kännas för trångt. Välj en lokal med tillgång till mötesrum, pausutrymmen, övernattningsmöjligheter, rökområden och liknande. Detta är framförallt viktigt i samband med flerdagarskonferenser då deltagare har behov av att bo över på anläggningen eller i närheten av den.

Tänk igenom din budget

Fundera alltid över din budget innan du bekräftar bokningen av konferenslokalen. Välj en lokal som erbjuder bra och fräscha utrymmen, mat och service utan några dolda kostnader. Ta också med deltagarna i ekvationen. I samband med ett möte eller en konferens med de högre cheferna inom en verksamhet kan det exempelvis vara viktigt att välja en lokal vars exklusivitet och klass överensstämmer med sammanhanget.

Undersök lokaler och tjänster

Undersök lokalerna och tjänsterna som erbjuds. När du ska boka konferens-utrymmen  bör helst tillgång till mötesrum, mötesutrustning, teknisk support, Wi-Fi och förfriskningar ingå i bokningen. I samband med att du kontrollerar dessa förutsättningarna ska du också undersöka om anläggningen kan erbjuda övernattning för deltagare, till ett rabatterat pris.

Vissa tider på året är det många som håller konferens och om du då inte bokat lokal i förväg kan den redan ha bokats av någon annan. Innan du slutför bokningen bör du, oavsett hur bra lokalerna verkar vara, alltid besöka dem och kontrollera standarden.  Passa då också på att diskutera möjligheten att utnyttja lokalen under längre tid om ifall att konferensen eller mötet drar ut på tiden. Om du tar dessa olika faktorer i beaktning så kan du vara säker på att hitta rätta platsen för just din konferens och dina deltagare. Du som är intresserad av att boka konferens i Stockholm kan också alltid kontakta SPG Event som gärna hjälper dig att hitta passande lokaler. Mer information om SPG Event hittar du på deras webbplats.

”Texten ovan är skriven i online-marknadsföringssyfte. Åsikterna är författarens egna och speglar inte nödvändigtvis åsikterna hos SPG Event.”

Tillbaka till toppen